אנו מסבירים מהי תוכנית פעולה בעולם העסקים, תפקידה ומאפייניה. כמו כן, כיצד להכין תוכנית פעולה.
מהי תוכנית פעולה?
בעולם העסקים, תוכנית פעולה או תוכנית אסטרטגית ידועה ככלי ניהולי או ניהולי, באמצעותו א אִרגוּן (או, לפעמים, אדם) מתווה את הדרך הטובה ביותר לקראת ההישג שלו מטרות. מדובר בתוכניות שלמות ומפורטות, ברמות שונות, בהן נקבעים יעדים ספציפיים, המשאבים הדרושים להגשמתם ולבסוף הפעילויות הנחוצות להגשמתם.
הדרך הטובה ביותר להבין תוכנית פעולה היא כמפת דרכים, כלומר, א תרשים איך להגיע ל מטרות הצעות: כשם שיש מספר מסלולים להגיע ליעד, ניתן גם לבחור מסלולים שונים כדי לעמוד ביעדי הארגון.
החשיבות של כלים מסוג זה היא בכך שהם מארגנים מאמצים ומאפשרים תכנון הולם, מה שמפחית את מרווחי הטעות ואת בזבוז האנרגיה והמשאבים הפוטנציאליים.בנוסף, תוכניות אלו תואמות את הנחת היסוד של פילוח בעיה גדולה יותר ליעדים קטנים ובר-השגה, לנוע מבלי משים לעבר המטרה הגלובלית והימנעות משיתוק.
מאפיינים של תוכנית פעולה
אין דרך אחת להיות תוכניות פעולה, שכן הן מותאמות לרוב למצב ולצרכים של כל ארגון. עם זאת, במונחים כלליים מאוד, כל תוכנית פעולה מאופיינת ב:
- בהתבסס על היעדים שהוגדרו, הוא מציע נתיב אפשרי (או כמה) לקראת ה הַצלָחָה (לטווח ארוך), לפירוקו ליחידות קטנות יותר וניתנות להשגה בטווח הקצר והבינוני.
- עליו להיות בעל רמת פירוט גבוהה מבחינת תיאור הפעולות הנחוצות להשגת המטרה: משאבים נחוצים, זמן משוער, משימות עדיפות וכו'.
- הוא ספציפי, ככל שהוא מגיב למצב נתון; במידה והתמונה האמיתית תשתנה במידה מסוימת, יהיה צורך לשנות גם את תוכנית הפעולה. אחרת, תהיו בתחום האלתור ואירועים בלתי צפויים.
- הוא מלווה בדרך כלל בייצוגים גרפיים או חזותיים, כגון תרשימי זרימה, תוכניות, תרשימי ארגון, וכו.
איך מכינים תוכנית פעולה?
אמנם אין דרך אחת לפתח תכנית פעולה, אך ניתן לפרק אותה לשישה שלבים עיקריים שיש להשלים כדי שתכנית הפעולה תצליח. ואלו הם:
- הגדירו נכון את מטרות. הפתגם אומר שהרוח לעולם לא נושבת לטובת מי שאינו יודע את גורלו. זה אומר שאם לא נדע מה אנחנו רוצים להשיג, אי אפשר יהיה באמת להגיע להצלחה. כך שנקודת המוצא של כל תכנית פעולה תהיה תמיד הצבת יעדים ניתנים להשגה, קונקרטיים וספציפיים בטווח הארוך, הבינוני והקצר.
- הרם ובחר את אסטרטגיות. ישנן דרכים אפשריות רבות לקראת אותה מטרה, ועל מנת לבחור את זו המתאימה ביותר לצרכינו, למקצבים שלנו ולמשאבים שלנו, עלינו לבחון תחילה את כל הדרכים האפשריות. לאחר סיום הספירה, נוכל להשליך בהדרגה את אלה שאינם שימושיים או שאינם ברי ביצוע, עד שנמצא את האסטרטגיה המתאימה ביותר שלנו.
- הגדירו את המשימות ודרגו אותן. אסטרטגיה היא לא יותר מתוואי אפשרי, כלומר, נתיב המתוווה בתקציר, וכאשר ייושם בפועל יביא למערכת של משימות ספציפיות. משימות אלו נעות מהשגת המשאבים החסרים, ארגון ושימוש בהם, ועד לעדכון או בקרה הדרושים ל- קבלת החלטות. חשוב יהיה להגדיר מהן המשימות הדרושות כדי לעמוד באסטרטגיה ולאחר מכן לדרג אותן כדחופות, חשובות ושכיחות.
- צור טבלת גאנט. הידוע גם בשם "תרשים גנט", כלי זה יעזור לך להגדיר את זמני ההתחלה והסיום של כל משימה, כמו גם את פרקי הזמן הדרושים לסקירה שלה. אחרי הכל, שום משימה לא יכולה להידחות ללא הגבלת זמן.
- לְמַנוֹת מנהיגים ואחראי. כל ארגון מרמז על א הִיֵרַרכִיָה, כלומר שרשרת מנהלים שחייבת לתאם ולדחוף כל משימה קדימה. לא מדובר במינוי בוסים, כמו בהאצלת סמכויות כדי שלא יהיו "צווארי בקבוק" שמאטים את קבלת ההחלטות.
- בצע את התוכנית. הפרק האחרון של כל תוכנית הוא, כמובן, להתחיל לעבוד. משמעות הדבר היא לא רק עמידה בקבוע בתכנית, אלא גם סקירה באמצעות דינמיקת בקרה ופיקוח שהתכנית המתוכננת הייתה נכונה, ואם לא, יכולת לתקן אותה בזמן.