אנו מסבירים מהי תקשורת פנימית, כיצד היא מסווגת ומטרותיה. כמו כן, הכלים שבהם אתה משתמש ותקשורת חיצונית.
מהי תקשורת פנימית?
בתחומים שונים אנו מדברים על תקשורת פנימית כדי להתייחס לערוצים ולמנגנונים של מֵידָע הקיימים בתוך ארגון נתון, ואשר היעד שלהם הוא אותו כוח אדם שעובד בו, על מחלקותיו השונות או אופני הארגון. בכך הוא שונה מ תִקשׁוֹרֶת חיצוני, שהוא זה שיוצא ממנו אִרגוּן כלפי העולם החיצוני.
התקשורת הפנימית של א עֵסֶק או ארגון מקים קישורים אינפורמטיביים בעלי אופי מגוון בין חלקיו שלו, מההנהלה הבכירה ועד ל עובדים או להיפך, או בין עמיתים באותה מחלקה.
כפי ששמו מעיד, הוא מתרחש בתוך ארגונים ואינו מתגלה בדרך כלל, ולכן הוא מונחה בדרך כלל על ידי הנחיות פנים ארגוניות ובמרווח זהיר מסוים של סודיות כלפי העולם החיצון.
סוגי תקשורת פנימית
התקשורת הפנימית מסווגת לפי המקום בהיררכיה של הארגון שיש לשחקנים המעורבים. כלומר, תלוי אילו רמות בארגון מתקשרות זו עם זו. לכן, לעתים קרובות מדברים על:
- תקשורת כלפי מטה. זה שבא מההנהגה הארגונית, כלומר מהרמות העליונות של ההיררכיה, ומיועד לרמות הנמוכות. במילים אחרות, מבוסים לכפופים, או ממנהלים לעובדים. לרוב מדובר בסוג של תקשורת חד כיוונית, העומדת במתן הודעה, מתן הוראות, השתתפות בהחלטות.
- תקשורת אופקית. זה מתרחש בין זוגות, כמו בין עמיתים של אותו צוות, או בין רכזים באותו גובה, או בין ראשי מחלקות שונות.אין בו קשר היררכי, אבל הוא בין שווים, בדרך כלל כדי לחלוק מידע, להגיב לבקשות וכו'.
- תקשורת כלפי מעלה. באופן הגיוני, הוא זה שעובר מהרמות הנמוכות של ההיררכיה לרמות הגבוהות יותר, כלומר, כמו מָשׁוֹב מכפיפים לדירקטורים, מנהלים, בוסים וכו'. זה גם משמש לתת רעיונות, הצעות, הצעות למי שמקבל החלטות אסטרטגיות בארגון, או להגיש בקשות רשמיות.
מטרות התקשורת הפנימית
תקשורת פנימית חותרת למטרות הבאות:
- ארגון ושיפור חילופי המידע בין תחומים. ובכך למנוע ממחלקות או הנהלות לפעול כמו בועות, מבודדות משאר הארגון.
- קידום הידע של ההנהלה והעובדים. טיפוח סביבת עבודה מושכלת, בה העובדים יודעים מי מוביל אותם וכיצד, וההנהלה יכולה בתורה להתחבר לצוות שלהם ולדעת מי הם ומהן החוזקות, החולשות והשאיפות שלהם.
- צור זהות ארגונית. תקשורת פנימית צריכה לקדם את רעיון השייכות בין עובדים ולקדם את עבודת צוות, לקבל סביבת עבודה חמה ומחויבת יותר.
- לקדם השתתפות פנימית. להקים מרחבים לחילופי רעיונות, למגע חברתי ולדיאלוג ודיונים, לשיתוף הצלחות ואתגרים, לספק מידע חשוב ולחדש בתחומים אלו.
כלי תקשורת פנימיים
ישנם כלים אפשריים רבים לבסס דינמיקה בריאה של תקשורת פנימית בארגון. כמה מהם הם הבאים:
- ניוזלטרים פנימיים. כעלונים, דוחות חודשיים או שבועיים, כאשר העובד מסופק חֲדָשׁוֹת מעודדים עניין, מידע חשוב וחילופי עמיתים.
- מדריך לעובד. מזל של חוברות שבו ניתן לעובד את כל המידע הבסיסי שהוא עשוי להזדקק לו כדי לתקשר עם מחלקות אחרות, כמו גם זה הדרוש לזהות תאגידית: ההיסטוריה של הארגון, הארגון העסקי שלו, משימה, נוף י ערכים, וכו.
- לוחות מידע. ניתן לפתח אותם לפי מחלקה או לרכז אותם ב תֵאוּם של מידע, אבל בדרך כלל הם חייבים להיות במקומות גלויים מאוד או במקומות עם תנועה רבה, בהם ניתן להציע מידע מסוגים שונים ואף להזמין את הציבור הפנימי להשתתף.
- חוזרים. מסמכי עניין המסתובבים, כשמו, בין מחלקות, עובדים וכו'.
- אינטראנט. רשתות ממוחשבות שרק לחברי הארגון יש גישה אליהן, יכולות לשתף קבצים, לקיים ועידות וידאו, לשלוח מסמכים וכו'.
- אימייל. מייל מוסדי הוא דרך טובה לקדם שייכות בין חברי הארגון ולאפשר חילופי מידע מהירים במינימום הוצאת משאבים.
תקשורת חיצונית
תקשורת חיצונית היא, בניגוד לתקשורת פנימית, זו המתרחשת בין הפנים של ארגון נתון לבין אותם סוכנויות חיצוניות שאיתן הוא מקושר, כגון לקוחות, מתחרים וספקים.
זה בדרך כלל נשלט על ידי זהות תאגידית (המתבטאת בפרטים אסתטיים כמו לוגו, צבעיםוכו', אבל גם בהנחיות תקשורת אסטרטגיות) ולכן להיות הרבה יותר מבוקר ומוסדר. זה כולל ניוזלטרים לציבור, פִּרסוּם, מיילים, שיווק ב רשתות חברתיות, וכו.