אנו מסבירים מהו מדריך נהלים ומהן מטרותיו. חשיבותו לארגון וכמה דוגמאות.
מהו מדריך נוהל?
מדריך נהלים הוא מסמך המספק מֵידָע לגבי הפעולות השונות שמבצע ארגון, עֵסֶק או מחלקה ספציפית שלו. זה מוכן על ידי אותו מוֹסָד אוֹ אִרגוּן היכן נעשה בו שימוש ומציג את המידע שלך בצורה מפורטת, מסודרת, שיטתית ומובנת.
הוא מתוכנן ככלי ניהולי לשימוש יומיומי, מכיוון שהוא מאפשר להנחות את הביצועים של עוֹבֵד לפני כל ספק. מצד שני, זהו גם מכשיר המקל על הבקרה הפנימית של הארגון, שכן הוא מפרט את המשימות שיש לבצע.
כאשר אנו מדברים על נהלים, בתחום זה, אנו מתייחסים לא רק לפעולות ולקבוצות של משימות ספציפיות, אלא גם לחומרים שהם כרוכים בהם, לסדר ביצועם, לזמן שהם צריכים לקחת בדרך כלל, וכן מערכת שיטתית ומשורשרת של תהליכים שמביאים לייצור של החברה או המחלקה.
מטרות של מדריך נהלים
למדריכי ההליך יש את מַטָרָה מ:
- הם מקלים הַדְרָכָה והכשרת כוח אדם.
- הם מציינים את היכולות ו אחריות של כל תפקיד, מחלקה או הארגון כולו.
- הם מספקים מבט מקיף על התהליכים המרכיבים את עבודת החברה או הארגון.
- הם מחברים את ההיסטוריה של נהלי הארגון, ומאוחר יותר מקבלים ערך תיעודי.
- הם מאפשרים להעריך את ביצועי העובדים בהתבסס על האידיאל שמצפה החברה.
חשיבותו של מדריך נהלים
לעסקים קטנים לרוב חסרים מדריכי נהלים. זה אולי בגלל שלא היה להם מזג אוויר לשם כך, התחומים או תחומי האחריות המחלקים שלהם אינם מוגדרים במלואם (אם יש להם מחלקות). במקרים אחרים, הם פשוט לא ראו צורך להמציא מסמך לעתיד.
אולם כאשר חברה צומחת יש צורך לבדוק, להטיל ספק ולפקח על אופן ביצוע העבודה. בנוסף, עובדים חדשים דורשים הנחיות מוצקות וכתובות של מהי תפקידם. מצד שני, מדריכים להליך פועלים כמו ביטוח: עדיף להחזיק אותם ולא להזדקק להם מאשר להזדקק להם ולא להכין אותם.
דוגמאות למדריכי נהלים
כמה דוגמאות למדריכי נהלים מסוגים שונים הם:
- מדריך נהלים של יחידת הניהול של אוניברסיטת צ'ילה
- מדריך הנהלים של החברה הספרדית למערכות מי שתייה SCGV
- מדריך נהלים של אוניברסיטת המדינה של סונורה (UES)
- מדריך נהלים של משרד העבודה של ממשלת ארגנטינה